Şirket Toplantılarının Elektronik Ortamda Gerçekleştirilmesi & Koronavirüs Dönemine Özel Düzenleme

A. Hangi Şirketlerde Hangi Toplantılar Elektronik Ortamda Yapılabilir?

Şirketlerin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılması 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK”) 1527. maddesi ile mümkün kılınmıştır. İşbu madde metnine göre; şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da e-toplantılar icra edilebilmektedir. Belirtmek gerekir ki, sözü geçen toplantılarda kanun, şirket sözleşmesi veya esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanacaktır.

Toplantılara katılma ve öneride bulunarak oy verme hususunda TTK’de aşağıdaki düzenlemelere yer verilmiştir. Ayrıca, anonim şirketlerde genel kurul toplantıları ile yönetim kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılması farklı yerlerde, farklı şekilde düzenlenmiştir. Bu itibarla;

§ TTK madde 1527/2’ye göre; kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş şirketlerde, şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülerek elektronik ortamda ortaklar kuruluna ve genel kurula katılma, öneride bulunma ve oy verme, fizikî katılımın, öneride bulunmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır. Bu toplantılara katılım Elektronik Toplantı Sistemi (“ETS”) aracılığıyla olacaktır.

§ TTK madde 1527/5’e göre; anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır. Bu hükmün uygulanması esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca hazırlanan yönetmelikle (28.08.2012 tarih, 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik [“Yönetmelik”]) düzenlenmektedir. Yönetmelik oyun gerçek sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasını sağlayan kurallar ile TTK madde 333 ve 407’ye göre Bakanlık temsilcisi bulunması gereken genel kurul toplantılarında işbu temsilcilerin yetkilerini içermektedir. (Ayrıca sözü geçen yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde zorunlu hâle gelmiştir.)

Yukarıda yer verilmiş olan TTK madde 1527’nin 2. ve 5. fıkralarına bakıldığında; kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş şirketlerde ortaklar kurulu ile genel kurulun her ikisine dair düzenleme yapılmışken, anonim şirketlerde yalnızca genel kurula dair düzenleme yapıldığı görülmektedir. Zira Anonim şirketlerde yönetim kurulu toplantılarına dair düzenlemeler 29.02.2012 tarih, 28396 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ’de (“Tebliğ”) yer almaktadır.

Yasal düzenlemeler doğrultusunda konunun detayına girmeden önce belirtmek isteriz ki; her ne kadar kanunen olanak tanınsa da, uygulamada anonim şirket yönetim kurulu toplantıları çok fazla görülmemektedir. Ticaret siciller tescile tabi kararların ıslak imzalı halini aramakta olup elektronik ortamda alınan kararların tescilini gerçekleştirmemektedir.^[i]

Tarafımızca öncelikle Tebliğ kapsamı doğrultusunda sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarına, kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin ortaklar kurulu veya genel kurul toplantılarına, elektronik ortamda katılmaya ilişkin usul ve esaslara değinilecek; sonrasındaysa Yönetmelik uyarınca anonim şirket genel kurullarına dair usul ve esaslar hakkında bilgi verilecektir.

B. Tebliğ’de Düzenlenen Toplantılara Dair Hususlar

i. E-toplantıya Dair Sözleşme Hükümleri

Yasal düzenlemeler ile elektronik ortamda toplantı yapmasına imkân tanınmış olan şirketlerin şirket sözleşmelerinde bu konuya dair özel düzenlemelerin yer alması gerekmektedir. Buna göre;

§ Yönetim kurulu veya müdürler kurulu toplantısının elektronik ortamda yapılabilmesi ve üyelerin oy kullanabilmesi için ilgili sermaye şirketlerinin şirket sözleşmesinde yer alması gereken hüküm;

“Şirketin yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkân tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır.”

§ Genel kurul veya ortaklar kurulu toplantısının elektronik ortamda yapılabilmesi ve üyelerin oy kullanabilmesi için ilgili şirketlerin şirket sözleşmesinde yer alması gereken hüküm;

“Şirketin ortaklar kurulu/genel kurul toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkân tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır.”

İşbu hükümlerin değişiklik yapılmadan sözleşmeye eklenmeleri gerekmektedir.

ii. E-toplantıya Katılım Bildirimi

Sözü geçen Tebliğ’de e-toplantıya katılım bildiriminin üyeler tarafından nasıl yapılması gerektiği hususuna ve şirketlerin bu konuda sağlaması gereken imkânlara yer verilmiştir. Buna göre;

§ Toplantılara elektronik ortamda katılmaya imkân tanıyan şirketlerdeki toplantı çağrıları ilgili düzenlemeleri uyarınca yapılır. Çağrı ile birlikte elektronik ortamda toplantıya katılma ve oy kullanmaya ilişkin bilgi ve belgeler şirketin internet sitesinde erişime hazır bulundurulmalıdır.

§ Toplantıya katılma hakkı bulunanlar, ilgili şirketin internet sitesinde hazır bulundurulması gereken elektronik ortamda toplantıya katılma talepnamesini, toplantı tarihinden bir gün öncesine kadar güvenli elektronik imza ile imzalayarak şirketin KEP hesabına iletmelidirler.

§ Şirket, iletilen bu talepleri aldıktan sonra talepte bulunan kişinin toplantı anında ETS’ne erişmesi için gerekli tanımlamaları yapmalı ve hak sahibinin KEP hesabına bu durumu bildirmelidir.

Ayrıca Tebliğ’in 9. maddesinin 4. fıkrasında şirketlerin, yönetim kurulu veya müdürler kurulu toplantılarına ilişkin olarak yukarıda belirtilen usuli işlemlerden farklı esaslar da belirleyebileceği düzenlenmiştir. Ancak bunun için şirket yönetim kurulu veya müdürler kurulunun bu yönde karar alması zorunludur.

iii. E-toplantının İdaresi

§ ETS, toplantıya elektronik ortamda katılmayı beyan eden hak sahiplerinin girebilmesi için toplantı çağrısında belirtilen gün ve saatten bir saat önce erişime açılır. ETS’nin açılması ile birlikte toplantıya elektronik ortamda katılmayı beyan eden hak sahipleri güvenli elektronik imzalarıyla sisteme giriş yaparlar.

§ Hak sahibi, elektronik ortamda katıldığı toplantıda ilgili gündeme ilişkin görüşlerini ETS üzerinden yazılı veya sesli olarak iletir.

§ Toplantıya elektronik ortamda katılan kişiler, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ilgili gündem maddesini ETS üzerinden oylarlar. Oylama sonucu ve varsa muhalefet beyanları Başkan tarafından toplantı tutanağına ve/veya ilgili karara eklenir.

§ TTK’nin 390. Maddesi uyarınca üyelerden herhangi birisinin yönetim kurulu toplantısı yapılması yönünde talebi olmaması nedeni ile kararın üyeler arasında dolaştırılarak imza toplanması usulü, e-toplantıda da uygulama alanına sahiptir. Buna göre kurul üyelerinden birinin belirli bir konuda yaptığı karar şeklinde yazılmış önerisine üyelerce ETS’den de güvenli elektronik imza ile onay verilebilir. Bunun için söz konusu önerinin ETS’de erişime açılması şarttır.

iv.Şirketlerin Yükümlülükleri

Öncelikle belirtmek gerekir ki; şirketler, aşağıda bahsedilen her türlü işlemi ve yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla destek hizmeti alımı yapabilirler. Bu halde; toplantıyı yapan şirket ve destek hizmeti aldığı şirket, ETS’den kaynaklanan nedenlerle hak sahiplerinin uğrayacağı zararlardan kusurları oranında sorumlu olacaktır.

Hak sahiplerinin toplantılara elektronik ortamda katılıp, haklarını kullanabilmeleri amacıyla şirketlerin yerine getirmesi gereken yükümlülükler şu şekildedir:

§ ETS kurmalı ya da bunun hizmetini almalıdır.

§ ETS’nin mevzuata uygunluğunu sağlamalı ve bu hususu Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden birinden alacakları Teknik Rapor ile belgelemelidirler. İşbu rapor, üç yılda bir yenilenmelidir. Ancak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı raporuna daha kısa ya da daha uzun sürelerde yenilenmesini kararlaştırmaya yetkilidir.

§ Yukarıda sözü geçen kurumlar tarafından düzenlenecek teknik rapor, ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirilmelidir. (Hizmet alınması halinde, tescil ve ilan yükümlülüğü hizmet veren şirkete aittir. Aksi takdirde şirket, hizmet veremez.)

§ Kurdukları ETS’nin mevzuatta belirtilen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olmasını sağlamalıdır.

§ Kurdukları ETS, toplantı yerinden elektronik ortamda ses ve görüntü aktarımını sağlayacak, mesajlaşma gerçekleştirecek, birden çok güvenli elektronik imzanın seri ve paralel olarak atılabilmesini destekleyecek, sisteme erişim taleplerine mümkün olan en kısa sürede cevap iletebilecek ve güvenli elektronik imzayla imzalanacak işlemleri destekleyecek alt yapıya sahip olmalıdır.

§ ETS’ne ilişkin kullanım koşullarını internet sitesinde yayımlamalıdırlar.

§ ETS’ni kurduğu veya hizmet alımı yaptığı her iki durumda da tescili gerekli olan kararları MERSİS’e aktarmalıdır.

§ ETS’nde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamalıdır.

C. Yönetmelik’te Düzenlenen Toplantılara Dair Hususlar

i. E-toplantıya Dair Sözleşme Hükümleri

Elektronik Genel Kurul Sistemi’ni (“EGKS”) uygulayacak olan anonim şirketin esas sözleşmesinde, aşağıda belirtilen hükmün genel kurul toplantılarının düzenlendiği maddelerden biri içerisinde yer alması zorunludur. Buna göre;

§ Sözleşme Hükmü:

“Genel Kurul Toplantısına Elektronik Ortamda Katılım

Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”

Belirtmek gerekir ki; hak sahipleri ve temsilcilerinin elektronik ortamda genel kurul toplantısına katılma ve oy kullanmasına imkân tanıyacak şirketler, yukarıda belirtilen esas sözleşme hükmünde herhangi bir değişiklik yapmadan bu metni esas sözleşmelerine aktarmak zorundadır. Esas sözleşmelerinde bu maddede belirtilen esas sözleşme hükmü bulunan şirketler, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır.

ii. E-toplantıya Katılım Bildirimi

Sözü geçen Yönetmelik’te e-toplantıya katılım bildiriminin üyeler tarafından nasıl yapılması gerektiği hususuna ve şirketlerin bu konuda sağlaması gereken imkânlara yer verilmiştir. Buna göre;

§ Genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri bu tercihlerini EGKS’den bildirmek zorundadır.

§ Genel kurula hak sahibi yerine temsilcinin katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisinin EGKS’ye kaydedilmesi zorunludur. Temsilcinin toplantıya fiziki katılacağı durumlarda da yetkilendirme bu şekilde yapılabilir. Hak sahibi temsilci tayin ederken temsilcisini genel olarak yetkilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrı da yetkilendirebilir. Katılma haklarını temsilci olarak kullanan kişi, temsil edilenin talimatına uygun oy kullanır.

§ Tüzel kişi hak sahipleri adına, yukarıda yer verilen kurallar uyarınca EGKS’de yapılacak bildirimlerin tüzel kişi imza yetkilisince TTK madde 1526/4 gereğince şirket namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanması gerekir.

§ Bildirimler, hak sahibinin talimatına uygun olarak payların tevdi edildiği kuruluş tarafından da yapılabilir.

§ Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren hak sahibi bu tercihini EGKS’de geri alabilir. Elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan hak sahibi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziken katılamaz.

iii. E-toplantıların İdaresi

§ Genel kurula elektronik ortamda katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşir.

§ Hak sahiplerinin elektronik ortamda genel kurula katılabilmeleri için EGKS’ye güvenli elektronik imza ile giriş yapmaları gereklidir.

§ Toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahipleri ve temsilcilerine ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS’den alınır. Bu liste, hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılır.

§ Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için ilgili mevzuattaki şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti zorunludur. EGKS’deki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir.

§ Hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletir.

§ Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden kullanır.

§ Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Hak sahibi veya temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez. Oylama sonucu, EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanını tutanağa işletir.

§ EGKS üzerinden oluşturulan belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, şirket yöneticileri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.

§ Hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı toplantı bitiminde Bakanlık temsilcisine elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içerisinde de teslim edilir.

iv. Şirketlerin Sorumlulukları

Belirtmek gerekir ki; şirketlerin yasal düzenlemeler uyarınca ilgili sorumluluklarını yerine getirirken destek hizmeti almaları mümkündür.

§ EGKS’yi uygulayacak şirketlerin, genel kurul toplantılarına ilişkin Kanun ve esas sözleşme gereği yapılması zorunlu olan çağrıları, genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli elektronik imzalı olarak mevzuatta öngörülen süreler içinde EGKS’de hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurmaları zorunludur.

§ Şirketler, EGKS'nin yazılı mevzuatta yer alan esas ve usullere uygunluğunu tespit ettirip tescil ve ilan ettirmek zorundadır.

§ Şirketler, varsa organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilcilerin bilgilerini EGKS’de hak sahiplerinin bilgisine sunmalıdır.

§ Şirketlerin kendisi veya destek hizmeti aldıkları şirketler, EGKS’de yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır. Borsaya kote şirketler için söz konusu saklama zorunluluğu Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından yerine getirilir.

§ Payları Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler, kendileri veya destek hizmeti aldıkları kuruluşlar aracılığıyla genel kurul toplantısına ilişkin görüntü ve ses naklini EGKS’ye aktarmak ve sistemin işleyişine ilişkin olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılacak tebliğle belirlenecek işleyiş esaslarına uymak zorundadır.

D. Koronavirüs Nedeni ile Getirilmiş Özel Düzenleme

T.C. Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü’nün 20.03.2020 tarihli yazısı ile şirket sözleşmelerinde veya esas sözleşmelerinde kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkân tanıyan hüküm bulunmayan şirketlerin, bu dönemde gerçekleştirmeyi planladıkları toplantılarını “Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” ve “Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi” üzerinden gerçekleştirilebilmelerine imkân tanınmıştır.

Şirketlerin, bu imkândan Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi’nden destek hizmeti almak suretiyle ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkânının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmayacak şekilde yararlanmaları gerekmekte olup şirketlerce elektronik ortamda kurul gerçekleştirilmesine imkân tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Dolayısıyla Koronavirüs salgını süresince T.C. Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü’nün 20.03.2020 tarihli yazısı kapsamında esas sözleşmelerinde hüküm olmamasına rağmen e-toplantı imkanından faydalanan ve artık “kontrollü normalleşme” kapsamında normal ticari faaliyetlerine dönen şirketlerin gerçekleştirecekleri ilk genel kurul toplantılarında gerekli değişiklikleri yapmaları gerekmektedir.

Bilgilerinize sunulur. 23.06.2020

Saygılarımızla,

ESİS HUKUK BÜROSU